ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
Rada Osiedla Kampinos, w imieniu współwłaścicieli terenów wspólnych Osiedla Kampinos (zwanych dalej „Współwłaścicielami”), w oparciu o Umowę Współwłaścicieli z 24 lutego 2015 r., zaprasza zainteresowane podmioty do składania ofert na zarządzanie nieruchomością stanowiącą tereny wspólne i infrastrukturę Osiedla Kampinos (zwaną dalej „Nieruchomością”). Wybrany zarządca (zwany dalej „Zarządcą”) zobowiązany będzie podjąć czynności zarządu Nieruchomością od dnia 1 lipca 2015 r.
Oferty powinny zostać przygotowane w oparciu o informacje i wymagania określone poniżej. Wybór oferty i Zarządcy zostanie dokonany przez Współwłaścicieli na podstawie analizy wszystkich kryteriów uzyskanych ofert.
Opis zadań Zarządcy Osiedla
Zadaniem Zarządcy Osiedla Kampinos będzie kompleksowe zarządzanie Nieruchomością, a w szczególności:
1) Opieka nad infrastrukturą terenów wspólnych, dbałość o jej stan techniczny, zapewnienie napraw i czynności utrzymania;
2) Organizacja ochrony Osiedla;
3) Opieka nad terenami zielonymi;
4) Odśnieżanie w okresie zimowym;
5) Odprowadzenie ścieków i wywóz śmieci z terenów wspólnych;
6) Zapewnienie dostaw wody i energii elektrycznej do terenów wspólnych;
7) Ubezpieczenie terenów wspólnych;
8) Prowadzenie spraw formalno-prawnych Osiedla i jego terenów wspólnych w imieniu i na rzecz Współwłaścicieli;
9) Prowadzenie rozliczeń finansowych z dostawcami usług dla Nieruchomości, zarówno na potrzeby Współwłaścicieli jak i odpowiednich władz i urzędów;
10) prowadzenie rozliczeń finansowych ze współwłaścicielami Nieruchomości w przedmiocie pokrywania kosztów utrzymania Nieruchomości, w tym ewentualna windykacja należności;
11) Sporządzenie rocznego sprawozdania z czynności zarządu.
W ramach wykonywania swoich zadań Zarządca zobowiązany będzie do wyboru dostawców usług związanych z powyższymi zadaniami, a także do zawarcia odpowiednich umów z takimi dostawcami w imieniu i na rzecz Współwłaścicieli. Obecny zarządca Osiedla zawarł szereg umów związanych z obsługą Osiedla. Zadaniem nowego Zarządcy będzie przegląd takich umów w celu zapewnienia niepogorszonej obsługi Osiedla.
Szczegółowy zakres zadań określony zostanie w umowie o zarządzanie Osiedlem Kampinos. Umowa taka zostanie zawarta pomiędzy Zarządcą a Współwłaścicielami. Umowa zostanie zawarta na okres 12 miesięcy z możliwością rozwiązania przez Współwłaścicieli za 3-miesięcznym wypowiedzeniem, a przez Zarządcę za wypowiedzeniem 6-miesięcznym.
Zarządca zobowiązany będzie do bezpośredniego rozliczania się z dostawcami usług dla Nieruchomości i obciążania tymi kosztami, a także kosztami zarządu, każdego ze Współwłaścicieli. Oczekuje się, iż Zarządca wprowadzi program obsługi księgowej pozwalający na bezpośredni dostęp Współwłaścicieli oraz Rady Osiedla do kartoteki rozliczeniowej Współwłaścicieli, umożliwiający śledzenie rozliczeń z dostawcami usług z jednej i Współwłaścicielami z drugiej strony.
Opis Osiedla Kampinos
Osiedle Kampinos to zespół 99 mieszkalnych domów jednorodzinnych i ‘bliźniaków’ położony w Lipkowie, gmina Stare Babice. Każdy z domów posiada przynależną działkę do użytku prywatnego mieszkańców, stanowiącą przedmiot indywidualnej własności danego mieszkańca. Osiedle Kampinos zostało wybudowane w latach 2000-2005.
Obszary wspólne Osiedla, pozostające własnością wspólną Współwłaścicieli, obejmują brukowane drogi i chodniki oraz tereny zielone. Część terenów wspólnych położona jest poza obrębem Osiedla. Osiedle jest ogrodzone. Przy wjeździe na Osiedle urządzona jest wartownia ochrony.
Łączna powierzchnia dróg i chodników wynosi około 17.000 m.kw. Łączna powierzchnia terenów zielonych wynosi około 4.400 m.kw. Drogi i chodniki oświetlone są na całej długości (71 latarni).
Osiedle wyposażone jest w urządzenia ochrony, służące kontroli wjazdu i wejścia na Osiedle, a także w system kamer monitorujących.
Kryteria analizy i oceny ofert
Oferty będą analizowane i oceniane przy uwzględnieniu następujących kryteriów:
1) Informacja o zarządcy, rodzaju i rozmiarze prowadzonej działalności, posiadanym zespole;
2) Cena proponowana za zarządzanie Nieruchomością (roczna lub miesięczna);
3) Doświadczenie zarządcy w zarządzaniu nieruchomościami, w szczególności doświadczenie w zarządzaniu nieruchomością stanowiącą przedmiot współwłasności (wraz z referencjami);
4) Proponowany sposób zarządzania Nieruchomością, określenie kwalifikacji i doświadczenia osoby oddelegowanej do zarządzania Nieruchomością (zwanej dalej „Administratorem”), zapewnienie Administratorowi możliwości dojazdu do Nieruchomości etc;
5) Dostępność Administratora dla Współwłaścicieli, w szczególności:
(a) Godziny, w których Współwłaściciele mogą kontaktować się z Administratorem;
(b) Kanały komunikacji z Administratorem;
(c) Częstotliwość wizyt Administratora na Osiedlu;
(d) Częstotliwość spotkań Administratora i innych przedstawicieli zarządcy z Radą Osiedla;
6) Informacje o ilości nieruchomości, osiedli wspólnot etc. pozostających pod pieczą Administratora (w celu określenia dostępności Administratora dla Współwłaścicieli);
7) Informacja o dodatkowym wykwalifikowanym personelu zarządcy, który może zostać wykorzystany w celu zarządzania Nieruchomością, np. obsługa techniczna, prawna, windykacyjna, w ramach opłaty, o której mowa w punkcie 2) powyżej;
8) Informacja o dodatkowych elementach, nie wymienionych powyżej, które obejmuje opłata, o której mowa w punkcie 2) powyżej;
9) Informacja o ubezpieczeniu zawodowym posiadanym przez zarządcę (firma ubezpieczenia, suma ubezpieczenia, zakres ryzyk objętych ubezpieczeniem);
Każda z ofert musi zawierać odniesienie do wszystkich powyższych kryteriów. W przypadku niespełniania któregokolwiek z powyższych kryteriów, powinno być to wyraźnie zaznaczone w ofercie.
Jeśli dany oferent posiada doświadczenie w pracy z dostawcami usług, którzy mogliby zostać zatrudnieni dla celów Osiedla (w zakresie ochrony, opieki nad terenami zielonymi, napraw itp.), informacja taka może zostać umieszczona w ofercie.
Informacje dodatkowe, wymogi formalne ofert
Ewentualne pytania dotyczące zapytania ofertowego należy kierować do Pana Rafała Ciećwierza na adres rvc@home.pl.
Zgłoszenia chęci wizyty na Osiedlu Kampinos należy kierować do Pani Doroty Ogrzewalskiej na adres ogrzewalscy@gmail.com.
Oferty należy przesyłać w terminie do 16 marca 2015 r. w formacie pdf na adresy: rvc@home.pl i wojciech.wasowicz@klgates.com.
Rada Osiedla Kampinos zastrzega prawo swobodnej oceny otrzymanych ofert, wyboru dowolnego oferenta, a także anulowania postępowania ofertowego.
Zamiarem Rady Osiedla jest doprowadzenie do wyboru zarządcy Osiedla do końca marca 2015 r.
Rada Osiedla Kampinos
6 marca 2015 r.